クラウドとチャット活用で実現！5人のデザイン事務所が「働きがい」も「効率」もアップ(Ｊ社)

導入企業情報

	企業名：Ｊ社 業界：その他サービス業 (デザイン事務所) 従業員規模：5名 事業概要: グラフィックデザイン、ウェブサイト制作、ブランディング支援など

導入前の課題（ビフォー）

• • 案件の資料やデザインデータが、個人のPCやメールの中にバラバラに保存されていて、必要な情報を探すのに時間がかかっていた。
  • 電話やメールでのやり取りが多く、急ぎの確認やちょっとした情報共有にも手間がかかっていた。
  • スケジュール管理が個人任せで、メンバーがいつ空いているか把握したり、会議の日程を調整したりするのが非効率だった。
  • 外出先や自宅からだと、社内データにアクセスしにくく、作業が思うように進まないことがあった。

取り組み内容・導入したDX施策 (アクション)

• • クラウドストレージの導入: 仕事で使うファイル（資料、デザインデータ、請求書など全部）をクラウドで一元管理。誰がアクセスできるかも設定し、セキュリティにも配慮。
  • ビジネスチャットの導入: 社内の連絡は基本的にチャットで行うように変更。案件ごとにグループを作り、情報共有や相談をスピーディーに。
  • 共有オンラインカレンダーの活用: 全員の予定をオンラインカレンダーで共有。会議設定機能なども活用。
  • Web会議システムの活用: 簡単な打ち合わせや、遠方のお客様との会議にWeb会議システムを利用。

    ソリューション概要図: [導入システムの概要図]

導入後の成果・効果 (アフター)

• • ファイルを探す時間が大幅に減り、情報共有がとてもスムーズになった。
  • チャットのおかげで、社内のコミュニケーションが活発になり、認識のズレなども減った。
  • スケジュール調整の手間が省け、会議設定などの雑務にかかる時間が短縮された。
  • 場所を選ばずに必要な情報にアクセスして作業できるようになったことで、柔軟な働き方（一部テレワークなど）が可能になった。
  • 業務が効率化された結果、残業時間も減る傾向にあり、従業員の働きやすさが向上した。
    

成功のポイント・工夫した点

• • ツール選び: 操作がシンプルで、導入や運用にかかる費用が少ないツールを選んだ。無料プランや低価格プランから始めた。
  • ルール作り: ファイル名の付け方やチャットの使い方など、簡単なルールを決めて、みんなで守るようにした。
  • トップが率先: 社長自らが積極的にツールを使い、みんなにも利用を促した。
  • 効果の共有: 導入して良かった点（時間の節約、ミスの削減など）を社内で共有し、みんなのモチベーションを高めた。

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