オンライン予約システムと情報共有ツール導入で業務効率化と働きやすさ向上 (Ｉクリニック)

導入企業情報

	企業名：Ｉクリニック（仮称） 業界：医療・福祉 従業員規模：10名（医師、看護師、事務スタッフ含む） 事業概要: 地域密着型の内科・小児科クリニック

導入前の課題（ビフォー）

• • 電話での予約受付や変更の対応に多くの時間が取られ、他の業務（受付、会計、患者さんへの対応など）にしわ寄せがきていた。
  • 予約管理が紙の台帳だったので、ダブルブッキングや記入漏れのリスクがあった。
  • スタッフ間で患者さんの情報や連絡事項を伝えるのが、口頭やメモが中心で、伝え漏れや確認の手間が発生していた。
  • 患者さんからも「電話が繋がりにくい」「待ち時間が長い」といった声が寄せられていた。

取り組み内容・導入したDX施策 (アクション)

• • オンライン予約システムの導入: 患者さんが24時間いつでもPCやスマホから予約・変更できるシステムを導入。予約日が近づくとメールでお知らせする機能も活用。
  • シンプルな電子カルテ/患者管理システムの導入: クラウド型で、予約情報とも連携できるシステムを選定。基本的な患者情報や診療記録、申し送り事項などを記録・共有できるようにした。
  • スタッフ間コミュニケーションツールの導入: 安全性の高いビジネスチャットツールを導入し、事務連絡や簡単な情報共有に活用。
  • 院内Wi-Fi環境の整備: スタッフが院内のどこでもタブレットなどで情報にアクセスできるよう環境を整えた。
    
    

    ソリューション概要図: [導入システムの概要図]

導入後の成果・効果 (アフター)

• • 電話での予約対応の件数が大幅に減り、受付スタッフの負担が軽減された。
  • オンライン予約のおかげで予約管理が効率的になり、ダブルブッキングなどのミスも減った。
  • 電子カルテ/管理システムで、患者情報の検索や共有が素早く正確にできるようになり、診療の質の向上にもつながった。
  • チャットツールの活用でスタッフ間の情報連携がスムーズになり、チームワークも良くなった。
  • 患者さんの利便性も向上し（予約しやすさ、待ち時間短縮など）、患者満足度の向上にもつながった。

成功のポイント・工夫した点

• • 段階的に導入: まずオンライン予約システムから始め、スタッフや患者さんが慣れてから電子カルテ/管理システムを導入した。
  • 使いやすさを重視: 医療スタッフにとって直感的で分かりやすい操作画面のツールを選んだ。
  • 丁寧な説明: 患者さん向けにオンライン予約の利用方法を院内掲示やウェブサイトで分かりやすくテキストテキスト案内した。スタッフ向けにも十分な研修時間を設けた。
  • セキュリティに配慮: 個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策がしっかりしているクラウドサービスを選んだ

 関連情報

「業界から探す」に戻る

Ｉクリニックウェブサイト